Come migliorare l’efficienza di studi medici e ambulatori

Il concetto di “efficienza”, ai nostri tempi, potrebbe risultare fuorviante perché, troppo spesso, viene accompagnato con l’obbligo degli individui di apparire perfetti, iper-produttivi e sempre focalizzati. Questo modo di ragionare ci fa sentire robot, vittime di una società che corre sfrenata e che non ci lascia il tempo di passare una giornata in pigiama, a riposo, senza farci sentire dei falliti.

Il nostro obiettivo, in questo articolo, non è quello di aiutare le persone a continuare a spingere sull’acceleratore ma di correggere tutti quegli aspetti che, in studi medici e ambulatori, creano caos, disappunto e insoddisfazione di collaboratori e pazienti. L’idea ci è venuta leggendo questa riflessione sul team building per le strutture sanitarie, nel quale emerge come dietro il camice ci siano pur sempre esseri umani e che, in quanto tali, hanno bisogno della giusta considerazione per poter collaborare tra loro in modo produttivo.

Un’analisi preliminare delle criticità

Per migliorare l’efficienza di studi medici e ambulatori è necessario capire, innanzitutto, dove commettiamo errori organizzativi. Si tratta di una riflessione utilissima per iniziare a muovere i primi passi del cambiamento e che, molte volte, ci svela situazioni problematiche di cui non ci eravamo neanche accorti.

Le criticità di gestione possono riguardare qualsiasi ambito, dalla gestione dei turni allo smaltimento di fatture e scadenze. Parliamo di attività quotidiane che, giorno per giorno, tendono ad accumularsi e a gravare sulle spalle di chi, quando le scadenze si avvicineranno, dovrà smaltire enormi carichi di lavoro.

Riportare la salute al centro delle attenzioni

Ciò di cui medici e professionisti sanitari dovrebbero occuparsi è la salute e l’ascolto del paziente ma, oberati fino al collo di scartoffie, referti e pratiche da sbrigliare finiscono ad avere ben poco tempo per dedicarsi alla salute.

Per risolvere questo tipo di problematiche, innanzitutto, occorre adottare un nuovo approccio, in coerenza con quanto sta accadendo alla Sanità a livello globale. Ci riferiamo all’utilizzo di software e soluzioni di automazione capaci di svolgere mansioni ripetitive come la refertazione di esami o l’invio di ricette e fatture. Questi software sollevano i medici dai carichi di lavoro di tipo amministrativo e, quindi, permettono loro di potersi dedicare, senza pensieri, alla felicità dei propri pazienti.

Gestione prioritaria o emergenziale?

Una questione molto dibattuta, per lo meno in ambito di gestione del tempo, è quella che riguarda la classificazione della “to do list”, ovvero delle cose da fare durante la giornata. Di solito tendiamo a compilare le nostre liste partendo da ciò che è più vicino alla scadenza e a rimandare le attività che, invece, possono essere completate più in là.

Questo modo di ragionare ci farà trovare sempre in emergenza perché, ciclicamente, ci proporrà un elenco di cose da fare urgenti e, quindi, in scadenza. In questo modo andremo a lavorare sotto stress, con la fretta di terminare. Si tratta di un errore grossolano che fa lievitare i rischi di commettere errori e che, tra l’altro, provoca anche molto stress presso collaboratori e medici. Per evitare inutili tensioni è preferibile creare scalette di priorità e, in seguito, procedere a delegare ciò che può essere delegato. Anche le pause sono importanti e devono essere incluse nella turnazione e nello svolgimento della to do list. I momenti di svago, infatti, permettono di distogliere la mente, ritrovare le forze e, soprattutto, rinsaldare i rapporti tra collaboratori.